¿Cómo organizar la distribución de una oficina?

A menos que seas freelance, es posible que pases una gran cantidad de horas al día en tu espacio de trabajo. Tanto la propia oficina como los trabajadores que tienes alrededor acaban convirtiéndose en una ‘segunda casa’ y, como tal, es necesario que estemos cómodos para desempeñar nuestras tareas correctamente. La distribución de una oficina es esencial para conseguir un ambiente más amable en el que trabajar y que genere buenas relaciones entre el equipo. Al final, vamos a pasar muchas horas con ellos, así que ¿qué mejor que un espacio cómodo y que ayude a la concentración sin necesitar una oficina fría y sin alma?

Para ello debemos tener en cuenta, además de saber reflejar el estilo de la marca, la influencia de las elecciones de diseño en los empleados y en la practicidad del espacio. Para empezar a entenderlo y aplicarlo en tus oficinas, comencemos explicando el principio.

¿Por qué es tan importante la distribución de una oficina?

Ya hemos comentado que todo lo que nos rodea (luces, colores, formas…) influye en nuestro estado de ánimo y, por lo tanto, en nuestra forma de trabajar. La distribución de la oficina a la que vamos todos los días tiene que cubrir ciertas necesidades y estar diseñado para generar un impacto positivo en diversas áreas. Por eso una oficina bien distribuida es crucial por varias razones:

1. Productividad: Una distribución optimizada permite a los empleados acceder fácilmente a las herramientas y recursos que necesitan, reduciendo de búsqueda y el estrés que a menudo supone no encontrar lo que se necesita. Un entorno organizado siempre ayudará al flujo de trabajo y a la mejora la eficiencia.
2. Bienestar y salud: Un diseño que considera la ergonomía y la comodidad puede prevenir problemas de salud como dolores de espalda, fatiga visual y estrés. A la hora de hacer una distribución de oficina óptima siempre debemos tener en cuenta, además del mobiliario, la creación de áreas de descanso y espacios ventilados. De esta manera ofreceremos a los empleados un lugar en el que desconectar y, por lo tanto, aumentar la satisfacción laboral.
3. Colaboración: Una buena distribución incluye espacios específicos para la colaboración y la comunicación, como salas de reuniones y áreas comunes. Siempre será mucho más agradable el intercambio de ideas y el trabajo en equipo en un espacio creativo y distinto al resto de la oficina.
4. Privacidad y concentración: Los espacios abiertos promueven la colaboración, pero también es importante tener áreas donde los empleados puedan concentrarse y trabajar sin distracciones, es decir, la zona de oficinas. Una distribución bien pensada equilibra estas necesidades, proporcionando zonas tranquilas y privadas para tareas que requieren la mínima distracción posible.
5. Espacio: Un diseño eficiente asegura que cada metro cuadrado de la oficina se utilice de manera efectiva, evitando áreas desaprovechadas. Es especialmente importante tener una buena distribución de oficina planificada en aquellas con pocos recursos o de pequeño tamaño, en cuyo caso es mucho más eficiente recurrir a profesionales de las reformas y del interiorismo para que puedan ayudarte a entender mejor el espacio y tus necesidades.
6. Cultura corporativa: La disposición del espacio de trabajo puede comunicar los valores y la cultura de la empresa. Un diseño abierto y moderno puede reflejar una cultura corporativa de transparencia y dinamismo, mientras que espacios más tradicionales pueden transmitir estabilidad y formalidad. Esta idea la tuvimos muy en cuenta en el diseño de arquitectura corporativa que creamos para Eurofred Group, donde reinterpretamos el concepto tradicional de edificios de oficinas e incorporamos espacios para el bienestar de los usuarios junto a una estructura sostenible e innovadora.
7. Adaptabilidad y flexibilidad: En un entorno laboral cambiante, una oficina bien distribuida es aquella que puede adaptarse fácilmente a nuevas necesidades, como el crecimiento de la plantilla o la implementación de nuevas tecnologías. Espacios modulares y flexibles permiten realizar ajustes sin grandes costos o interrupciones.
8. Estrés: Si tenemos todos los elementos en cuenta e iluminamos, decoramos pensando en el bienestar del trabajador, obtendremos una oficina capaz de mejorar el estado de ánimo y la satisfacción laboral.
9. Sostenibilidad: Un diseño eficiente siempre deberá ir de la mano de prácticas más sostenibles que optimicen el uso de energía y recursos. Este punto es fundamental hoy en día, donde las empresas deben tener conciencia ambiental y del impacto que crean a su alrededor. Simples cambios como la incorporación de luz natural, una buena ventilación o el uso de materiales sostenibles puede reducir el impacto ambiental de la oficina.

Los indispensables

Si queremos comenzar a tener una distribución de oficina eficiente, necesitamos tener en cuenta unos conceptos básicos con los que comenzar y que cumplir. El primer paso es entender qué empresa somos y cómo nos organizamos tanto dentro como fuera del sector. Los valores de la marca serán fundamentales a la hora de elegir qué tipo de espacio de trabajo buscamos crear, así como la comunicación entre departamentos.

Entender los flujos de trabajo y bajo los que queremos funcionar es indispensable, ya que, aquellos más repetitivos suelen ahorrar tiempo y ayudan a que las tareas funcionen de principio a fin. Antes de escoger o planificar, deberemos hacer un estudio o análisis del funcionamiento actual para identificar cómo se funciona y qué se quiere cambiar en cuanto a distribuciones de los puestos de trabajo para conseguir la distribución en oficina que necesitamos.

La iluminación también juega un papel clave, ya que, como hemos comentado, afecta al estado de ánimo y a la disposición de los empleados. Siempre recomendaremos, si es posible, que todos los empleados tengan acceso a luz natural para que el exterior esté presente de alguna manera y llame a la calma. Este tipo de iluminación no solamente ayuda anímicamente, sino que reduce la visión borrosa, los dolores de cabeza y la fatiga visual hasta en un 80%. Si en tu oficina es imposible ofrecer toda la luz natural necesaria, siempre puedes escoger bombillas de luz blanca, ya que es lo más parecido a la solar y es capaz de ayudar en la concentración sin distorsionar los colores.

Si hablamos de colores, los tonos azules y verdes favorecerán la concentración, así que son los indicados en áreas de trabajo individual. Otros tonos, como el amarillo o el naranja, potencian la creatividad y fomentan el debate, por lo que serán perfectos en espacios de reuniones o áreas de descanso. En los despachos directivos, el blanco y el gris son los más populares porque transmiten capacidad y liderazgo.

La ventilación adecuada es un factor obligatorio y esencial. Abrir las ventanas es una buena manera de mantener el aire interior fresco y sin olores. Sin embargo, a la hora de planear la distribución de nuestra futura oficina para optimizarla, siempre habrá que tener en cuenta la instalación de climatización, teniendo en cuenta parámetros como la ocupación real y la actividad en cada espacio.

Si hablamos de bienestar y eficiencia, siempre aparecerá en algún punto la tecnología. Eso sí, no es suficiente con contar con electrificación para el cableado y las redes. Es necesario estar al día de todos los avances y aplicar novedades como el IoT (Internet de las cosas) o los muebles inteligentes en nuestro espacio, teniendo en cuenta que sea fácil para el trabajador relacionarse con este nuevo mobiliario y no le moleste. De esta forma, los muebles acompañarán al crecimiento empresarial en el futuro. Gracias a su adaptabilidad y flexibilidad, será posible agregar nuevos puestos sin afectar la armonía general.

Este deberá siempre ser funcional y ergonómico, adaptado a la actividad específica y personal del usuario. Así crearemos ambientes más agradables y menos estresantes donde el empleado se sienta cuidado y con sus necesidades concretas cubiertas. 

¿Qué tener en cuenta?

Si estás pensando en comenzar una nueva distribución de tu oficina para mejorar la productividad, el bienestar y la colaboración de los empleados, te dejamos un ‘paso a paso’ para sentar las bases:

1. Entender necesidades y funciones: Identifica las tareas y actividades que se realizan en la oficina. Define las áreas necesarias, como estaciones de trabajo, salas de reuniones, zonas de descanso y áreas de colaboración. De esta forma, sabrás lo que tu oficina necesita y podrás añadirlo ahora que vas a alterar su distribución.
2. Diseño: Implementa un diseño de planta abierta para fomentar la colaboración y la comunicación y crea espacios modulares que puedan adaptarse fácilmente a las necesidades cambiantes de la empresa.
3. Zonificación: Aunque este término no parezca muy familiar, hace referencia a la división de la oficina en zonas específicas para diferentes actividades (trabajo individual, reuniones, colaboración, descanso, etc.). Por supuesto, todas ellas deberán estar equipadas adecuadamente para su propósito.
4. Iluminación: Con la iluminación no se juega, así que es necesario, siempre que se pueda, maximizar el uso de la luz natural con nuestra nueva distribución de la oficina acercando las zonas de trabajo a las ventanas. Añade luz usando luz blanca para áreas que no reciban suficiente luz natural.
5. Colores y decoración: Utiliza colores que favorezcan la concentración y la creatividad según la función de cada área y ayúdate de elementos decorativos para reflejar la cultura y los valores de la empresa.
6. Tecnología y conectividad: Asegúrate de que todos los espacios estén bien conectados, con acceso a redes y puntos de carga e implementa tecnologías inteligentes.
7. Espacios de colaboración: Diseña áreas específicas para la colaboración, como salas de reuniones y zonas de trabajo en equipo e incluye espacios informales para encuentros espontáneos que fomenten la creatividad y el intercambio de ideas.
8. Áreas de descanso y recreación: Proporciona zonas de descanso adecuadas donde los empleados puedan relajarse y recargar energías. Puedes incluso añadir áreas recreativas para fomentar un ambiente de trabajo equilibrado.
9. Almacenamiento y organización: Una de las características más importantes en las oficinas es el orden y el contar con suficiente espacio de almacenamiento para una gestión efectiva.
10. Acústica: Puedes controlar el ruido utilizando materiales absorbentes y diseñando zonas silenciosas para tareas que requieren concentración. Recuerda que siempre tendrá que haber equilibrio entre áreas abiertas y cerradas para gestionar el nivel de ruido.
11. Adaptabilidad: Diseña el espacio para que se pueda adaptar siempre que sea necesario según las necesidades que vayan surgiendo. Para ello lo mejor es contar con muebles modulares y divisores móviles.

Implementar estas claves te ayudará a aprovechar al máximo la distribución de una oficina, creando un entorno de trabajo eficiente, saludable y colaborativo. Si necesitas que te ayudemos a realizar una distribución en oficina óptima y con sentido, en Manuel Torres Design podemos ayudarte a conseguir el espacio que especialmente necesites. 

A través de cercanía, rigor y creatividad logramos interpretar tu visión, transformándola en una realidad tangible. Cada espacio tiene una energía que requiere ser cultivada y potenciada a través de un proceso creativo único. Es esencial honrar la tradición del pasado con la mirada puesta en las posibilidades del futuro. Si quieres que comencemos a hablar sobre tu próximo proyecto, solamente tienes que ponerte en contacto con nuestro equipo. ¿Hablamos?

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